Kami menerangkan apa itu kawalan dalam pentadbiran dan apakah fasa proses kawalan. Di samping itu, jenis kawalan pentadbiran.
Apakah kawalan dalam pentadbiran?
Dalam ilmupengurusan, kita bercakap tentang kawalan untuk merujuk kepada salah satu fungsi pentadbiran utama, bersama-sama dengan perancangan, organisasi dan alamat, yang bertanggungjawab untuk memastikan bahawa tindakan yang organisasi dijalankan mengikut rancangan, atau menilai keberkesanan keputusan yang diperolehi, iaitu tahap kedekatannya dengan cita-cita yang diharapkan.
Dinamik kawalan pentadbiran biasanya membayangkan mendapatkan maklumat mengenai proses perniagaan dan keputusan, dan aplikasi pembetulan yang berkaitan untuk membetulkan kesilapan dan memaksimumkan kecekapan.
Ia adalah satu mekanisme maklum balas daripada sistem organisasi yang bergantung untuk beroperasi pada tiga langkah sebelumnya, terutamanya perancangan, peringkat di mana jangkaan dan matlamat. Secara teori, organisasi yang proses dan keputusannya lebih dekat dengan rancangan akan menjadi lebih cekap daripada organisasi yang terkeluar dari landasan.
Oleh itu, proses kawalan membolehkan bukan sahaja untuk mengukur prestasi organisasi, tetapi juga untuk menetapkan dengan tepat standard kualiti yang ideal untuk ini, dan juga untuk menilai dan mengambil langkah pembetulan yang berkaitan.
Proses kawalan yang ideal, dalam pengertian ini, mestilah menjimatkan, fleksibel dan pencegahan, tetapi juga, seperti yang telah kami katakan, ia mesti bertindak balas terhadap objektif susun atur organisasi.
Proses kawalan (fasa)
Fasa-fasa proses kawalan cenderung seperti berikut:
- Fasa 1: Wujudkan piawaian. Dalam fasa awal ini, parameter pengukuran atau penilaian diperhalusi dan ditakrifkan, tanpanya adalah mustahil untuk mengetahui seberapa baik atau teruk produk itu keluar. Ini membayangkan empat jenis piawai: kuantiti (jumlah pengeluaran, kuantiti stok, dll.), kualiti (ketepatan, pencapaian produk), masa (masa pengeluaran) dan kos (kos jualan, kos pengeluaran, dan lain-lain.).
- Fasa 2: Penilaian prestasi. Pengukuran yang betul bagi proses organisasi.
- Fasa 3: Perbandingan prestasi. Margin prestasi yang dijangka dibandingkan dengan yang diperolehi, ia dibandingkan dengan piawaian awal untuk menentukan margin kejayaan atau kesilapan.
- Fasa 4: Tindakan pembetulan. A laporan Itu merekodkan semua perkara di atas dan mengambil tindakan yang perlu untuk menambah baik atau menyempurnakan proses, seperti menentukan pada tahap struktur perniagaan masalah dan apakah penyelesaiannya yang mungkin.
Jenis kawalan pentadbiran
Kawalan semasa dijalankan sepanjang keseluruhan proses perniagaan.
Terdapat jenis kawalan pentadbiran berikut:
- Kawalan sebelum atau pra-kawalan. Berada sebelum tindakan, mereka memastikan bahawa tindakan itu bertindak balas kepada sumber (manusia, material dan kewangan) yang dirancang. Ini melibatkan mengenal pasti perbelanjaan kewangan yang dianggarkan, menjangka aktiviti yang akan dijalankan dan menjangka kos untuk melaksanakannya.
- Kawalan pengurusan atau pengurusan. Mereka dikenali sebagai kawalan kemajuan atau kawalan sibernetik, dan mereka memantau perjalanan proses organisasi sebelum mereka selesai, untuk mempunyai masa untuk mengambil tindakan atau memaksa pertukaran laluan. Kawalan ini hanya berfungsi jika anda mempunyai maklum balas yang mencukupi.
- Kawalan semasa. Kawalan ini dijalankan sepanjang proses perniagaan, iaitu, pada masa yang sama yang mereka lalui, dengan tangan pengurus atau kakitangan operasi sendiri.
- Kawalan pasca. Ia dijalankan sebaik sahaja tindakan produktif selesai dan diberikan secara retrospektif, menilai keseluruhan laluan dan mengekstrak kesimpulan relevan dengan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Kemudian satu laporan dikumpulkan yang berfungsi untuk pengurusan masa depan dan untuk memberi ganjaran atau menggalakkan pekerja.