Kami menerangkan apa itu sistem dalam pentadbiran, apakah fungsinya, bagaimana ia disusun dan jenis yang wujud.
Apakah sistem dalam pentadbiran?
Satu sistem dalam pengurusan terdiri daripada satu set proses yang mesti dijalankan oleh ahli sesebuah organisasi untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Dalam sistem ini, mereka mesti memasukkan setiap unit pentadbiran dan menyatakan apakah peranan setiap pekerja dan apakah tugas mereka untuk melaksanakan untuk mencapai tahap jualan dan pengeluaran tertentu yang diterjemahkan kepada manfaat yang lebih besar untuk syarikat. perniagaan.
Ini memudahkan operasi organisasi, membolehkan untuk mengawal prestasi setiap pekerja dan menjalankan audit.
Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, organisasi telah memilih untuk pengkhususan pekerja, tugasan daripada boleh mengikut peringkat yang diduduki dalam hierarki dan pembahagian kerja. Semua ini memudahkan dan mempercepatkan membuat keputusan untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi.
Apabila membuat keputusan, kakitangan bergantung pada maklumat yang ditunjukkan dalam sistem pengurusan.
Sistem menjaga tiga perkara:
- Menyokong tugas operasi.
- Susun dan simpan data.
- Menjana maklumat.
Sistem ini terdiri daripada unsur-unsur berikut:
- Elemen yang menyediakan bahan untuk sistem beroperasi.
- Tujuan sistem itu dibentuk.
- Fenomena yang menjana perubahan: menukar input kepada output.
- Maklum balas. Ia membandingkan output dengan satu set kriteria yang telah ditetapkan sebelum ini dan bergantung pada kriteria ini untuk mengawal keputusan.
- Konteks di mana sistem berada. The persekitaran berinteraksi dengan sistem secara berterusan.
Jenis sistem pengurusan
Di dalam syarikat, jenis sistem pengurusan berikut boleh didapati:
- Kawalan proses perniagaan. Sistem yang mengawal proses perniagaan dan menangani proses fizikal dan industri.
- Pemprosesan transaksi. Sistem berkomputer yang digunakan pada peringkat asas hierarki organisasi (di peringkat operasi). Urus niaga harian yang membolehkan operasi organisasi direkodkan di dalamnya.
- Sokongan dalam membuat keputusan. Sistem berasaskan komputer yang akan digunakan oleh satu atau lebih pengurus tertentu. timur sistem informasi berkomputer berfungsi sebagai sokongan untuk membuat keputusan mengenai masalah yang mesti diselesaikan.
- Maklumat mengenai pengurusan. Sistem ini mengumpulkan maklumat daripada sumber yang berbeza dan kemudian memprosesnya menjadi statistik, laporan atau sebarang format lain yang berguna. Maklumat ini digunakan oleh penyelia dan pengurus sebagai bahan mentah untuk membuat keputusan berkaitan pengurusan syarikat.
- Kerjasama perniagaan. Sistem ini adalah antara yang paling banyak digunakan dan membantu pengarah organisasi untuk mengawal aliran maklumat di dalam rumah. Ini termasuk sistem multimedia, pemindahan fail atau emel.
- Maklumat eksekutif. Mereka adalah sistem yang menyediakan maklumat luaran dan dalaman kepada pengurus kanan untuk membuat keputusan. Mereka mudah dan cepat untuk mengakses dan membentangkan maklumat dalam bentuk grafik. Mereka menyediakan maklumat umum yang menggambarkan dengan cara yang mudah operasi secara keseluruhan.
Bergantung pada sifatnya, sistem boleh:
- Buka. Terdapat pertukaran elemen dan maklumat dengan persekitaran, dan pengaruh luar itu mengubah keputusan, tingkah laku dan aktiviti. Sebagai contoh, sebuah syarikat.
- tertutup Tiada maklumat atau unsur ditukar dengan persekitaran: mereka adalah sistem tertutup terhadap sebarang jenis pengaruh. Contohnya, jentera.
Jenis sistem lain adalah seperti berikut:
- abstrak Ia terdiri daripada konsep umum, nombor, doktrin falsafah, hipotesis, idea, rancangan atau bahasa. Adakah dia "perisian”.
- konkrit Ia terdiri daripada elemen ketara seperti peralatan atau mesin. Adakah dia "perkakasan”.
- Operasi. Mereka berdedikasi untuk memproses maklumat (yang biasanya berulang) dan menyediakan laporan.
- Bermaklumat. Mereka bertanggungjawab untuk menyimpan dan memproses data dan digunakan untuk membuat keputusan selaras dengan matlamat dan objektif organisasi.
- Pengarah. Ia berfungsi pada data yang tidak dipilih atau diubah sebelum ini.
Teori umum sistem pengurusan
Teori sistem am berasal daripada tulisan Ludwing von Bertalanffy (ahli biologi Jerman), yang diterbitkan pada tahun 1950-an dan 1960-an. Teori ini tidak bertujuan untuk menyelesaikan halangan atau menyediakan penyelesaian praktikal. Walau bagaimanapun, mengetahui ia membantu analisis konteks semasa membuat keputusan dalam sesebuah organisasi.
Arus ini menganggap bahawa sifat setiap sistem tidak boleh dikaji sebagai elemen yang berasingan, tetapi mesti didekati secara bersama.
Beberapa ciri teori sistem adalah seperti berikut:
- Pandangan sistematik. Setiap organisasi dianggap sebagai sistem yang mempunyai lima bahagian: input, output, proses, persekitaran dan maklum balas.
- Berbilang dimensi. Setiap syarikat didekati dari sudut makroskopik dan mikroskopik. Yang pertama menanganinya berhubung dengan negara mereka atau masyarakat dan yang kedua mempertimbangkan unit dalamannya.
- Dinamisme. Interaksi yang berlaku dalam syarikat dianggap sebagai proses yang dinamik.
- Kebolehsuaian. Pertimbangkan bahawa organisasi adalah sistem penyesuaian. Jika mereka tidak menggunakan kualiti itu, mereka tidak akan bertahan daripada pengubahsuaian konteks.
- Penjelasan Ia bertujuan untuk mencirikan kualiti organisasi dan pentadbirannya. Plasma yang matlamat Y kaedah dan menerangkan fenomena organisasi.
- Multicausality. Ia menganggap bahawa sesuatu peristiwa mungkin merupakan akibat daripada faktor saling bergantung dan berkaitan yang berbeza.
- Kebarangkalian. Dia mengakui itu pembolehubah ia boleh dianalisis secara ramalan, bukan berdasarkan kepastian.